إدارة الوثائق والسجلات الرقمية

نظرة عامة على الدورة

تنتج المؤسسات كميات كبيرة من الوثائق والسجلات من خلال أنشطتها الإدارية والمالية والتشغيلية والقانونية اليومية. وفي غياب الإدارة المنظمة، قد يصبح من الصعب العثور على المعلومات، كما قد تتكرر أو تتعرض للخطر أو تصبح قديمة أو غير متاحة عند الحاجة إليها لأغراض تشغيلية أو امتثالية.

يزوّد هذا البرنامج التدريبي العملي المشاركين بالمهارات اللازمة لتنظيم الوثائق والسجلات الرقمية وضبطها وحمايتها واسترجاعها والاحتفاظ بها وإتلافها طوال دورة حياتها. وسيتعلم المشاركون كيفية تطوير أنظمة التصنيف، ومعايير البيانات الوصفية، وضوابط الوصول، وجداول الاحتفاظ، ومسارات العمل الرقمية، وإجراءات الحوكمة التي تدعم الكفاءة والمساءلة والامتثال التنظيمي.

ماذا ستتعلم؟

بنهاية البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

  • التمييز بين الوثائق والسجلات والبيانات والمحفوظات.
  • فهم دورة الحياة الكاملة للوثائق والسجلات.
  • تطوير هياكل فعّالة للتصنيف وحفظ الملفات.
  • تطبيق معايير التسمية والبيانات الوصفية والفهرسة وضبط الإصدارات.
  • تنظيم مسارات إنشاء الوثائق ومراجعتها واعتمادها وتوزيعها.
  • وضع صلاحيات الوصول وضوابط أمن المعلومات.
  • إعداد جداول الاحتفاظ وإجراءات الإتلاف المنضبط.
  • دعم مشروعات رقمنة الوثائق وترحيلها.
  • تقييم أنظمة إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية.
  • إعداد خطة تنفيذية لتحسين إدارة المعلومات المؤسسية.

الفئة المستهدفة

صُمم هذا البرنامج من أجل:

  • مراقبي الوثائق والمتخصصين في إدارة السجلات.
  • المديرين الإداريين وفرق إدارة المكاتب.
  • موظفي الأرشيف وأمناء المكتبات والمتخصصين في إدارة المعلومات.
  • المتخصصين في الشؤون القانونية والامتثال والحوكمة.
  • فرق إدارة الجودة والتدقيق الداخلي.
  • العاملين في الموارد البشرية والمالية والمشتريات.
  • فرق تقنية المعلومات والمتخصصين في التحول الرقمي.
  • الموظفين المسؤولين عن وثائق المؤسسة أو سجلاتها.

محتوى الدورة

المحور الأول: أساسيات إدارة الوثائق والسجلات
  • التمييز بين الوثائق والسجلات الرسمية وملفات العمل والبيانات والمحفوظات.
  • فهم مراحل الإنشاء والاستخدام والصيانة والاحتفاظ والإتلاف ضمن دورة الحياة.
  • استكشاف متطلبات حفظ السجلات التشغيلية والقانونية والتنظيمية والتاريخية.
  • تحديد أدوار الحوكمة والمسؤوليات والملكية والسياسات المؤسسية.
المحور الثاني: التصنيف والبيانات الوصفية وضبط الوثائق
  • تطوير مخططات التصنيف الوظيفي وخطط الملفات وهياكل المجلدات.
  • وضع قواعد التسمية وأنظمة الترقيم ومعايير الفهرسة والبيانات الوصفية.
  • إدارة إصدارات الوثائق ومراجعاتها وحالاتها وملكيتها وسجل اعتمادها.
  • تحسين عمليات البحث والاسترجاع والتتبع ومنع تكرار السجلات.
المحور الثالث: مسارات العمل الرقمية وأنظمة المعلومات
  • تصميم مسارات إنشاء الوثائق ومراجعتها واعتمادها ونشرها وتوزيعها.
  • حفظ السجلات الورقية والإلكترونية من خلال المسح الضوئي والتحويل الرقمي.
  • تقييم منصات إدارة الوثائق والسجلات والتخزين السحابي.
  • دمج مسارات عمل الوثائق مع البريد الإلكتروني وأنظمة ERP وCRM وغيرها من أنظمة الأعمال.
المحور الرابع: الأمان والاحتفاظ والامتثال
  • تصنيف المعلومات وفق مستوى سريتها وحساسيتها وقيمتها للأعمال.
  • تطبيق صلاحيات الوصول ومسارات التدقيق والتشفير وضوابط المشاركة الآمنة.
  • إعداد جداول الاحتفاظ بناءً على المتطلبات التشغيلية والتنظيمية المعمول بها.
  • إدارة أوامر الاحتفاظ القانوني والتحويل إلى الأرشيف وإجراءات الإتلاف الآمن للوثائق.
المحور الخامس: التنفيذ والتدقيق والتحسين المستمر
  • تقييم الممارسات الحالية والمخاطر وفجوات المعلومات ومتطلبات المؤسسة.
  • تخطيط تنظيف البيانات وترحيل الوثائق والتحقق منها وتنفيذ النظام.
  • مراقبة الامتثال من خلال عمليات التدقيق ومؤشرات الأداء ومراجعات الجودة.
  • تطوير خارطة طريق لتحسين إدارة الوثائق والسجلات الرقمية.

هل أنت مستعد لاتخاذ الخطوة التالية؟

أرسل طلبك اليوم، وسيتواصل معك فريقنا لتزويدك بالمواعيد المتاحة وخيارات تنفيذ التدريب

تفاصيل الدورة

رسوم الدورة

حسب الطلب.

مدة الدورة

5 أيام تدريبية – 25 ساعة تدريبية.

طريقة التدريب

Live Online Training, In-Person Training

لغة التدريب

متاح باللغتين العربية والإنجليزية.

مستوى الدورة

All Levels